În conformitate cu legislația în vigoare referitoare la protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, TOTEM Communication cu sediul în str. Popa Soare nr. 27, C1, Etaj, camera 2, Sector 2, 023981 București, înregistrată la Registrul Comerțului cu nr. J40/13710/2003, CUI: RO15814821, Tel: +40213215054, office@totem.com.ro, prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal, în conformitate cu termenii și condițiile descrise mai jos și cu respectarea legislației menționate. TOTEM Communication este entitatea care decide scopul și întinderea prelucrării, fiind astfel operator cu privire la prelucrarea datelor personale în cauză.

Definiții

„Program“, „Proiect“ și/sau „Campanie“  înseamnă proiecte desfășurate de Totem Communication S.R.L. pentru a oferi medicilor informații medicale și informații generale și specifice relevante despre produsele clienților și partenerilor săi.

„Date cu caracter personal“ înseamnă orice informații  privind o persoană fizică identificată sau identificabilă

„TOTEM“ înseamnă Totem Communication S.R.L.

„Informare (cu privire la protecția datelor cu caracter personal)“ sau „Notă de informare“  înseamnă prezentul document.

Domeniul de aplicare

Prezenta Notă de informare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal este aplicabilă:

– prelucrărilor de date cu caracter personal pe care le efectuăm în legătură cu datele pe care le colectăm despre dvs. fie din surse disponibile public, fie direct de la dvs. în timpul interacțiunilor din cadrul Proiectelor noastre.

– informațiilor pe care le colectăm despre dvs. în timpul interacțiunilor din proiectele noastre prin înregistrarea de detalii despre aceste interacțiuni în diverse baze de date

– prelucrării de date în scop de marketing direct, respectiv transmiterea de mesaje cu caracter promoțional referitoare la produsele din portofoliile clienților și partenerilor noștri.

– prelucrărilor de date necesare raportării de reacțiile adverse care pot fi identificate în timpul interacțiunilor și la raportarea cărora puteți contribui pe parcursul participării la Proiectele noastre.

Suntem o companie activă în domeniul sănătății

Suntem o companie activă în domeniile sănătate, medical și farmaceutic iar profesioniștii din domeniul medical din România sunt partenerii noștri de bază în majoritatea proiectelor pe care le implementăm pentru diverse organizații sau companii.  De aceea este interesul nostru legitim să putem lua legătura cu dvs. și să vă propunem să fiți alături de noi în proiectele relevante pentru dvs. și numai dacă veți dori acest lucru.

Activitățile și serviciile oferite de TOTEM prin vizite față în față, telefonic, prin SMS, e-mail sau online în cadrul proiectelor noastre pot include:

• Furnizarea de informații cu privire la administrarea diverselor produse și servicii ale TOTEM sau ale clienților și partenerilor noștri
• Colectarea de informații despre experiențele, cerințele și întrebările medicilor referitoare la diverse produse și servicii (studii de piață, sondaje de opinie etc.)
• Furnizarea de diverse materiale informative și de educare pe diverse canale (față în față, telefon, email SMS, website etc.)
• Alte tipuri de servicii în funcție de specificul proiectelor TOTEM.

În situația datelor personale prelucrate în scop de marketing direct temeiul prelucrării este consimțământul dvs. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment iar prelucrarea datelor în acest scop va înceta imediat, dar dacă faceți acest lucru nu veți mai putea beneficia de serviciile oferite în cadrul proiectelor noastre.

Prelucrarea datelor cu caracter personal de către noi este construită în așa fel încât împiedicăm prelucrarea datelor dvs. pentru un scop secundar care este incompatibil cu scopul principal pentru care datele dvs. personale sunt inițial colectate. Dacă totuși acest lucru se va întâmpla, atunci vă vom informa înainte de prelucrarea datelor dvs. personale în scopul secundar. Datele colectate sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este strict necesar pentru TOTEM. În cazul în care veți oferi în mod voluntar mai multe informații, acestea nu vor fi luate în considerare și vor fi șterse imediat. Datele nu sunt folosite în alte scopuri decât cele declarate.

 Prin urmare, prelucrăm datele dvs. personale în următoarele scopuri și temeiuri juridice: 

Pentru a fi în contact cu dvs. avem nevoie de un set minim de date

Colectăm și folosim o serie de date personale referitoare la personalul medical din România, așa cum sunt acestea descrise în lista de mai jos.

(a) date cu caracter personal având funcție de identificare sau date de contact, cuprinzând, printre altele, numele și prenumele, numărul de telefon fix și mobil, adresa de email, adresa de corespondență, județ, localitate. Fără aceste date nu va fi posibilă comunicarea cu dvs. în cadrul Proiectelor sau în legătura cu posibile evenimente adverse sau eventualele defecte de calitate ale produselor semnalate în cadrul interacțiunilor.

(b) date cu caracter personal legate de activitatea profesională cuprinzând informații privind: profesia, specializarea, supraspecializări și competențe, locul de muncă, tip unitate medicală etc. Fără aceste date nu putem să știm dacă un anumit proiect sau o anumită informație pe care am dori să vi le propunem sau transmitem sunt relevante pentru dvs. sau pentru profesia și specialitatea dvs.

(c) informații referitoare la interacțiunile cu dvs. prin diverse canale sau modalități:

– interacțiuni telefonice sau prin email, SMS etc.: coduri de situație, data și ora apel, data și ora trimiterii și livrării SMS, data și ora trimiterii și deschiderii email, data și oră accesare link din email și alte informații tehnice despre utilizator email (IP, browser, sistem de operare etc.), diverse alte observații etc. Fără aceste informații nu va fi posibilă realizarea raportării, monitorizării și evaluării interacțiunilor.

– interacțiuni pe platforme digitale sau website-uri: adresă IP, browser, sistem de operare, activitatea de navigare, data accesării site-ului, website-ul din care ați venit atunci când ați accesat platforma sau website-ul nostru, alte informații despre modul în care s-a interacționat cu platforma sau website-ul, informații colectate prin cookies etc. Platformele și website-urile proiectelor noastre, ca și altele similare, înregistrează aceste informații pentru a putea personaliza conținutul acestora, pentru a se putea proteja de atacuri externe îndreptate împotriva capacităților sale tehnologice sau pentru a urmări, de-a lungul timpului, traficul înregistrat pe acestea și paginile cele mai accesate de către cititorii săi, pentru îmbunătățirea conținutului acestora. Pentru mai multe informații despre prelucrarea datelor personale din această categorie găsiți detalii în cadrul Informărilor și în politicile privind cookies de pe aceste platforme sau website-uri.

– interacțiuni față în față: codul de situație al vizitei, data vizitei, calitatea de participant la diverse evenimente (webcast-uri, conferințe, simpozioane, workshop-uri etc.). Fără aceste informații nu va fi posibilă realizarea rapoartelor utile în monitorizarea și evaluarea acestor interacțiuni.

(d) informații cu rezultatele în urma interacțiunilor cu dvs.: obiceiuri, preferințe și comportamente de prescriere a anumitor medicamente, număr pacienți, număr pacienți aflați pe o anumită terapie, număr pacienți cu anumite afecțiuni, întrebările și răspunsurile la diverse întrebări (de ex: chestionare)  aplicate în cadrul proiectelor noastre, diverse date utilizate în raportarea evenimentelor adverse etc. Fără aceste date nu vom putea adapta conținutul comunicărilor din cadrul interacțiunilor astfel încât acesta să fie cât mai relevant pentru dvs., nu vom putea realiza diverse rapoarte, analize și statistici pe baza răspunsurilor furnizate de dvs., nu vom putea eventualele evenimente adverse sau defecte de calitate ale produselor, semnalate în cadrul interacțiunilor.

(e) date deduse în urma interacțiunilor și experienței cu dvs.: diverse statusuri sau caracteristici care pot fi alocate dvs. cum ar fi statusuri de activitate (de ex.: activ sau inactiv), de contactare (de ex. contactabil sau necontactabil), de eligibilitate (de ex: eligibil sau neeligibil), cu sau fără acord de contactare, categoria de potențial în raport cu diverse afecțiuni sau produse, calitatea de participant la diverse interacțiuni și comunicări etc. Aceste informații ne sunt utile pentru a putea adapta conținutul comunicărilor din cadrul interacțiunilor astfel încât acesta să fie cât mai relevant pentru dvs., vom putea ști care dintre comunicări pot fi relevante pentru dvs. etc.

(f) alte categorii de date cu caracter personal: semnătura și vocea dvs. Semnătura dvs. va fi colectată în eventualitatea în care veți participa la diverse evenimente (de ex: simpozioane) organizate în cadrul proiectelor noastre și ne este utilă în a confirma participarea dvs. la eveniment. De asemenea ea ne mai este utilă pentru validarea formularelor de consimțământ care vor fi scanate și arhivate în condiții de maximă siguranță. Când vă vom contacta telefonic, unele dintre convorbiri vor fi înregistrate (de exemplu obținerea consimțământului pentru comunicări de marketing), caz în care veți fi informat despre acest lucru.

 Datele de identificare, contact și datele legate de activitatea dvs. profesională sunt colectate inițial din surse disponibile public, fiind validate în cadrul interacțiunii cu dvs. Restul datelor personale menționate mai sus sunt obținute direct de la dvs. sau înregistrate ca urmare a interacțiunii cu dvs. Furnizarea tuturor datelor cu caracter personal la care se face referire în această Notă de informare este voluntară, totuși în absența unor astfel de date nu vă vom putea contacta pe viitor în vederea transmiterii de informații sau pentru a vă propune participarea în diverse Proiecte și activități.

Partajăm datele numai cu partenerii noștri și nu le dezvăluim altcuiva

TOTEM poate dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal uneia sau mai multora dintre următoarele categorii de destinatari:

• Dumneavoastră, la cerere, împuterniciților dvs. sau altor părți cu consimțământul sau la instrucțiunile dvs.
• Angajaților și colaboratorilor TOTEM, în conformitate cu atribuțiile specifice funcției lor
• Împuterniciților TOTEM pentru:
  
  • furnizarea de servicii de găzduire server sau cloud computing: Amazon.com, Inc, DigitalOcean, LLC, Microsoft Ireland, Ltd (servere din UE și SEE). Datele sunt oferite furnizorilor de servicii cloud deoarece TOTEM stochează bazele de date prin utilizarea cloud computing. Furnizorii acestui serviciu a fost selectați după examinarea măsurilor și practicilor de securitate, despre care puteți citi mai multe pe site-urile web ale acestora în cadrul secțiunilor dedicate protecției datelor.
  • furnizarea de servicii de analize date: Google Inc. (servere din UE și SEE)
  • furnizarea de servicii de trimitere SMS: Vector Telecom (servere din UE și SEE)
  • furnizarea de servicii de trimitere email: Mailgun Technologies (servere din UE și SEE)
  • furnizarea de servicii de telefonie, VoIP, transmisie date: RCS&RDS S.A., Interlink Banat S.R.L., Euroweb Romania S.R.L., Vodafone Romania S.A. (servere din UE și SEE)
  • furnizarea de alte servicii, în funcție de proiect: diverși furnizori
• Furnizorilor de servicii de curierat – expedieri poștale (SC FAN Courier Express SRL sau diverși alți furnizori).
• Organizații internaționale ce acționează în vederea îndeplinirii unor obligații legale sau pentru îndeplinirea unor sarcini care servesc interesului public.
• Instanțe de judecată, parchete sau alte autorități publice centrale/locale (de ex: Agenția Națională a Medicamentului și Dispozitivelor Medicale din România) la cererea acestora, pentru a ne conforma legii sau drept răspuns la o procedură legală obligatorie.

Dezvăluirea datelor dvs. personale către împuterniciții noștri are la bază contracte scrise. Dacă în viitor vă vom dezvălui datele personale unor alte categorii de destinatari, atunci veți fi informat despre momentul dezvăluirii și numele destinatarilor. Pe durata participării dvs. la proiectele noastre, păstrăm informațiile pe care le colectăm despre dvs. în diverse baze de date. Aceste informații pot fi accesate numai de către personalul TOTEM direct implicat în implementarea proiectelor (de exemplu, personalul de la call-center, coordonatorii proiectului) și personalul TOTEM care necesită acces în scopuri de administrare, suport sau evaluare a proiectelor. Nu transferăm datele dvs. personale în țări din afara Uniunii Europene (UE) și Spațiului Economic European (SEE) cu excepția situațiilor în care există decizii de adecvare. Datele oferite furnizorilor de servicii cloud sunt stocate pe servere situate în UE și SEE sau state pentru care există implementate decizii de adecvare.

TOTEM poate utiliza și transfera altor destinatari sau în alte state date anonimizate sau agregate în scopuri statistice, de cercetare sau pentru a prezenta și disemina rezultatele Proiectelor în publicații, prezentări, pentru a genera observații corelate și rapoarte analitice etc. Datele personale care au rol de identificare nu vor fi niciodată utilizate în acest scop și nici nu vor fi incluse în prezentări sau alte publicații sau documente care vor fi partajate.

Datele dvs. sunt păstrate numai atâta timp cât ne sunt necesare

Limităm prelucrarea datelor dvs. personale la o măsură, amploare și frecvență care sunt necesare pentru scopurile procesării.

Vom menține pe o perioadă de până la 10 ani acele date pentru care există un interes legitim în prelucrarea acestora (menținerea bazei de date cu profesioniști în domeniul sănătății – date de identificare, contact, date profesionale). Înainte de expirarea termenului de 10 ani se vor trimite noi note de informare pentru extinderea perioadei cu până la 10 ani. Dacă datele nu mai sunt relevante pentru activitatea firmei aceste date sunt șterse.

Consimțămintele cu date personale (fie formulare scrise sau fișiere audio), datele deduse prin interacțiunile și experiența cu dvs. precum și datele personale de contact pentru marketing direct din diverse baze de date în care sunt încărcate informațiile din formularele de consimțământ sau cele furnizate telefonic vor fi prelucrate pe o perioadă de 10 ani (consimțăminte generale) sau pe toata perioada implementării proiectului (consimțământ pe proiect) sau până la retragerea consimțământului. După expirarea sau retragerea consimțământului comunicările de marketing vor înceta imediat. Consimțămintele scrise sau înregistrate sau informațiile din acestea încărcate în diversele baze de date vor fi distruse sau, după caz, șterse în termen de maxim un an cu începere de la 1 ianuarie al anului ulterior expirării sau retragerii consimțământului. În acest caz prelucrarea datelor se realizează având ca temei interesul legitim al operatorului iar drept scop apărarea dreptului în instanță.

Datele personale cu informații și detaliile despre interacțiunile prin diverse canale (față în față, telefon, email, SMS, platforme digitale) respectiv coduri de situație, data contactării, calitatea de participant la diverse interacțiuni etc. precum și datele cu rezultatele din urma interacțiunilor vor fi prelucrate pe toata perioada implementării proiectului sau până la retragerea consimțământului. Ulterior datele vor fi anonimizate sau șterse în termen de maxim un an cu începere de la 1 ianuarie al anului ulterior finalizării proiectului, expirării sau retragerii consimțământului. În acest caz prelucrarea datelor se realizează având ca temei interesul legitim al operatorului iar drept scopuri apărarea dreptului în instanță sau realizarea de verificări, raportări, analize, evaluări și conformare cu prevederile contractuale referitoare la efectuarea de audituri etc.

După expirarea termenelor de prelucrare în cadrul Proiectelor, dacă alegeți să părăsiți Proiectele noastre sau deveniți neeligibil(ă), sau dacă nu reușim să vă contactăm pentru o perioadă lungă de timp, informațiile despre dvs. vor fi arhivate și nu vor mai fi prelucrate decât pentru îndeplinirea obligațiilor noastre de păstrare a evidentelor de servicii oferite în cadrul Proiectelor, pentru a asigura conformitatea cu cerințele regulamentelor din domeniul farmaceutic și a ne proteja împotriva eventualelor acțiuni juridice legate de Proiecte. Vom păstra aceste informații maxim un an cu începere de la 1 ianuarie al anului ulterior finalizării proiectului, expirării sau retragerii consimțământului sau atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea acestor obiective și atât timp cât este permis sau impus prin legislația în vigoare. După expirarea perioadelor de prelucrare, datele dvs. personale vor fi șterse sau anonimizate cu excepția situațiilor în care avem dreptul sau suntem obligați să menținem unele sau toate datele în conformitate cu legislația aplicabilă, caz în care vom prelucra în continuare acele date personale, conform legii.

Păstrăm datele dvs. în condiții de maximă siguranță

TOTEM protejează prelucrarea datelor cu caracter personal împotriva amenințărilor la adresa prelucrării. Măsurile de securitate a datelor pe care TOTEM le-a pus în practică sunt de natură a asigura protecția datelor dvs. cu caracter personal. TOTEM are implementate și certificate standarde de calitate și securitate care asigură cel mai înalt nivel de protecție pentru datele dvs. (ISO/IEC 27001:2013 – Sistem de management al securității datelor, ISO 9001:2015 – Managementul calității). Atât personalul nostru cât și cel al împuterniciților noștri este responsabil pentru prelucrarea sigură a datelor cu caracter personal. TOTEM controlează accesul la datele personale pe care le deține și controlează faptul că numai persoanele care au dreptul de a accesa datele personale deținute pot accesa aceste date. De asemenea TOTEM se asigură că accesul fizic neautorizat la datele dvs. cu caracter personal este împiedicat și previne pierderea, distrugerea, deteriorarea și modificarea suportului de stocare a datelor personale. Anual TOTEM realizează audituri interne în cadrul unui sistem intern de control a calității și securității datelor.

Datele dvs. personale… vă aparțin!

Aveți următoarele drepturi în legătură cu prelucrarea de către TOTEM a datelor dvs. personale:

i) Dreptul de a fi informat cu privire la datele personale, precum si cu privire la datele care fac obiectul prelucrării și a originii acestor date. Odată ce colectăm de la dvs. anumite date personale vă vom informa despre tot ce se întâmplă cu datele personale, la ce sunt folosite, cum se pot accesa, modifica, șterge etc..

(ii) Dreptul de a avea acces la datele personale. La cererea dumneavoastră vom confirma dacă prelucrăm sau nu datele dvs. personale. Acest drept include numai datele personale care vă privesc și nu este aplicabil cu referire la terți. De asemenea, dreptul se referă și la date pseudonime care pot fi în mod clar legate de dvs. În cazul in care vă confirmăm faptul că vă procesăm datele personale, veți primi acces la acestea, dacă solicitați un astfel de acces. De asemenea, veți primi o copie a acestor date, dacă solicitați o astfel de copie.

(iii) Dreptul de intervenție (rectificare, restricționare, ștergere) asupra datelor personale. Vom rectifica datele dvs. personale pe care le prelucrăm dacă acestea sunt inexacte sau incomplete și solicitați recuperarea sau completarea lor. La cererea dvs. vom restricționa prelucrarea adică vom bloca pentru o anumită perioadă de timp prelucrarea datelor dvs. (de ex: dacă veți considera că datele nu sunt exacte sau că prelucrarea este ilegală etc.). Vă vom informa ce măsuri au fost luate și de asemenea când anume restricția a fost ridicată. La cererea dumneavoastră vom șterge fără întârzieri nejustificate datele dvs. personale pe care le prelucrăm, dacă (i) datele nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau (ii) vă prelucrăm datele în baza unui interes legitim asupra căruia prevalează obiecția dvs. și nu există alt temei pentru prelucrare.

(iv) Dreptul de opoziție cu privire la prelucrarea datelor personale pe care o efectuăm în realizarea unui interes legitim.. Dacă veți exercita acest drept vom înceta prelucrarea datelor dvs., dar în cazul în care prelucrarea are loc în baza unei obligații legale sau dacă vă prelucrăm datele în baza unui interes legitim asupra căruia prevalează obiecția dvs., această prelucrare va continua.

(v) Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale adoptate exclusiv pe baza unei prelucrări de date cu caracter personal prin mijloace automate. Pentru prelucrarea de față nu folosim datele dvs. personale pentru a lua decizii automate în privința dvs.

(vi) Dreptul la portabilitatea datelor. Dacă prelucrările de date se realizează în baza unui consimțământ sau contract cu dvs. aveți dreptul să solicitați și să primiți datele prelucrate prin mijloace automate și să decideți ce anume faceți cu ele, să le păstrați exclusiv pentru uzul dvs. privat sau puteți opta pentru transferul către un alt operator. Pentru cazul de față nu prelucrăm date în condiții pentru care acest drept ar putea fi exercitat.

(vii) Dreptul de a înainta plângere Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (autoritatea de supraveghere), precum și de a vă adresa instanței, pentru atacarea deciziilor operatorului TOTEM Communication, în conformitate cu legislația în vigoare.

Aceste drepturi pot fi limitate în anumite situații – de exemplu, acolo unde putem demonstra că există o obligație legală de prelucrare a datelor dvs.

Ne puteți contacta pe orice cale doriți sau cum vă este mai ușor

Datele dvs. sunt colectate și utilizate de TOTEM COMMUNICATION S.R.L., cu sediul în str. Popa Soare nr. 27, C1, Etaj, camera 2, Sector 2, 023981 București, înregistrată la Registrul Comerțului cu nr. J40/13710/2003, CUI: RO15814821.

În cazul în care doriți să vă exercitați oricare din aceste drepturi sau dacă, în orice moment, aveți întrebări sau vă preocupă ceva în legătură cu prezenta Informare, puteți să faceți o solicitare în acest sens către:

TOTEM Communication, str. Popa Soare nr. 27, C1, Etaj, camera 2, Sector 2, 023981 București, email: dataprotection@totem.com.ro, telefon: 021/3215054, în atenția Responsabilului cu Protecția Datelor.

Vom depune toate eforturile rezonabile pentru a răspunde prompt la solicitările dvs. sau pentru a vă soluționa problema. Veți primi răspunsul nostru la adresa poștală sau de e-mail pe care o indicați sau, în absența unei indicații exprese, la adresa poștală sau de e-mail utilizată atunci când ați depus cererea. Cererea dvs. va fi tratată în termen de 30 zile de la primire, cu excepția cazului în care este necesar un timp mai lung pentru a răspunde, caz în care vă vom comunica întârzierea.

Alte detalii?

Suntem o entitate românească ce oferă servicii rezidenților din România, prin urmare legea aplicabilă este legea română.

Puteți citi mai multe informații despre măsurile de protecție a datelor și securitatea informațiilor luate de compania noastră la adresa: www.totem.com.ro în cadrul secțiunii dedicate securității și protecției datelor.

Ultima variantă a acestei note de informare o puteți găsi, de asemenea, la www.totem.com.ro în cadrul secțiunii dedicate protecției datelor.

Această notă de informare este elaborată în temeiul Regulamentului General privind Protecția Datelor, aflat în vigoare și aplicabil de la 25 mai 2018.

Ultima versiune: v2.2021 din 27.07.2021