Totem

You Are Viewing

Vreți să aflați mai multe despre cum anume utilizăm datele dvs. cu caracter personal?

În conformitate cu legislația în vigoare referitoare la protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, TOTEM Communication, Str. Vasile Lascăr nr. 87, Sector 2, București administrează, colectează, înregistrează, stochează, utilizează și va putea transfera datele dumneavoastră cu caracter personal, în conformitate cu termenii și condițiile descrise mai jos și cu respectarea legislației menționate. TOTEM Communication este entitatea care decide scopul și întinderea prelucrării, fiind astfel operator cu privire la prelucrarea datelor personale în cauză.

Definiții

Program“, „Proiect“ și/sau „Campanie“  înseamnă proiecte desfășurate de TOTEM COMMUNICATION SRL pentru a oferi medicilor informații medicale și informații generale și specifice relevante despre produsele clienților și partenerilor săi.

Date cu caracter personal“ înseamnă orice informații  privind o persoană fizică identificată sau identificabilă

TOTEM“ înseamnă Totem Communication S.R.L.

Informare (cu privire la protecția datelor cu caracter personal)“ sau „Notă de informare“  înseamnă prezentul document.

Domeniul de aplicare

Prezenta Informare este aplicabilă informațiilor pe care le colectăm despre dvs. în timpul interacțiunilor din proiectele noastre prin înregistrarea de detalii despre aceste interacțiuni în diverse baze de date și întocmirea de analize și statistici de către TOTEM, astfel încât să putem monitoriza desfășurarea proiectelor. De asemenea, aceasta Informare este aplicabilă prelucrării de date în scop de marketing direct, respectiv transmiterea de mesaje cu caracter promoțional referitoare la produsele din portofoliile clienților și partenerilor noștri.

Informarea acoperă parțial colectarea datelor cu privire la reacțiile adverse care pot fi identificate în timpul interacțiunilor și la raportarea cărora puteți contribui pe parcursul participării la proiectele noastre. Acestea sunt în schimb acoperite de Politicile de farmacovigilență a clienților și partenerilor noștri și care pot fi consultate în secțiunile corespunzătoare de pe site-urile web ale acestora.

Serviciile oferite de TOTEM prin vizite față în față, telefonic, prin SMS, e-mail sau online în cadrul proiectelor noastre pot include:

  • Furnizarea de informații cu privire la administrarea diverselor produse și servicii ale TOTEM sau ale clienților și partenerilor noștri
  • Colectarea de informații despre experiențele, cerințele și întrebările medicilor referitoare la diverse produse și servicii
  • Furnizarea de diverse materiale informative și de educare pe diverse canale (față în față, telefon, email SMS, website etc.)

Suntem o companie activă în domeniul sănătății

Suntem o companie activă în domeniile sănătate, medical și farmaceutic iar profesioniștii din domeniul medical din România sunt partenerii noștri de bază în majoritatea proiectelor pe care le implementăm pentru diverse organizații sau companii.  De aceea este interesul nostru legitim să putem lua legătura cu dvs. și să vă propunem să fiți alături de noi în proiectele relevante pentru dvs. și numai dacă veți dori acest lucru.

În situația datelor personale prelucrate în scop de marketing direct temeiul prelucrării este consimțământul dvs. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment iar prelucrarea datelor în acest scop va înceta imediat, dar dacă faceți acest lucru nu veți mai putea beneficia de serviciile oferite în cadrul proiectelor noastre.

Prelucrarea datelor cu caracter personal de către noi este construită în așa fel încât împiedicăm prelucrarea datelor dvs. pentru un scop secundar care este incompatibil cu scopul principal pentru care datele dvs. personale sunt inițial colectate. Dacă totuși acest lucru se va întâmpla, atunci vă vom informa înainte de prelucrarea datelor dvs. personale în scopul secundar. Datele colectate sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este strict necesar pentru Totem Communication. În cazul în care veți oferi în mod voluntar mai multe informații, acestea nu vor fi luate în considerare și vor fi șterse imediat. Datele nu sunt folosite în alte scopuri decât cele declarate.

 

Pentru a fi în contact cu dvs. avem nevoie de un set minim de date

Colectăm și folosim o serie de date personale referitoare la personalul medical din România, așa cum sunt acestea descrise în lista de mai jos. Datele pe care le procesăm nu sunt date personale cu caracter special, așa cum sunt acestea definite de legislația în vigoare.

TOTEM Communication va prelucra:

(a) date cu caracter personal având funcție de identificare sau date de contact, cuprinzând, printre altele, numele și prenumele, numărul de telefon fix și mobil, adresa de email, adresa de corespondență, județ, localitate. Fără aceste date nu va fi posibilă comunicarea cu dvs.

(b) date cu caracter personal legate de activitatea profesională cuprinzând informații privind: profesia, specializarea, locul de muncă etc. Fără aceste date nu putem să știm dacă un anumit proiect sau o anumită informație pe care am dori să vi le propunem sau transmitem sunt relevante pentru dvs. sau pentru profesia și specialitatea dvs.

(c) informații referitoare la rezultatele interacțiunilor telefonice sau prin alte canale (email, SMS etc.): coduri de situație, statusuri, data și ora apel, data și ora trimiterii și livrării SMS, data și ora trimiterii și deschiderii email, data și oră accesare link din email și alte informații tehnice despre utilizator email (IP, browser, sistem de operare etc.), diverse alte observații etc. Fără aceste informații nu va fi posibilă realizarea raportării, monitorizării și evaluării interacțiunilor.

(d) informații colectate în urma interacțiunilor pe platforme digitale: adresă IP, browser, sistem de operare, activitatea de navigare, data accesării site-ului, website-ul din care ați venit atunci când ați accesat website-ul nostru, alte informații despre modul în care s-a interacționat cu site-ul etc. Website-ul proiectelor noastre, ca și alte website-uri, înregistrează aceste informații pentru a putea personaliza conținutul acestora, pentru a se putea proteja de atacuri externe îndreptate împotriva capacităților sale tehnologice sau pentru a urmări, de-a lungul timpului, traficul înregistrat pe website-uri și paginile cele mai accesate de către cititorii săi, pentru îmbunătățirea conținutului acestora. Pentru mai multe informații despre prelucrarea datelor personale din această categorie găsiți detalii în cadrul informărilor de pe aceste website-uri.

(e) calitatea de participant la diverse evenimente: webcast-uri, simpozioane, workshop-uri etc. Fără aceste informații nu va fi posibilă realizarea rapoartelor de eveniment utile în monitorizarea și evaluarea acestora.

(f) informații referitoare la explorarea potențialului: număr pacienți, număr pacienți aflați pe o anumită terapie, număr pacienți cu anumite afecțiuni etc. Fără aceste date nu vom putea personaliza conținutul comunicărilor din cadrul interacțiunilor astfel încât acesta să fie cât mai relevant pentru dvs.

(g) informații reieșite în urma interacțiunilor telefonice: obiceiuri, preferințe și comportamente de prescriere a anumitor medicamente, întrebările și răspunsurile la diverse chestionare aplicate în cadrul proiectelor noastre etc. Fără aceste date nu vom putea personaliza conținutul comunicărilor din cadrul interacțiunilor astfel încât acesta să fie cât mai relevant pentru dvs.

(h) alte categorii de date cu caracter personal: semnătura și vocea dvs. Semnătura dvs. va fi colectată în eventualitatea în care veți participa la diverse evenimente (de ex: simpozioane) organizate în cadrul proiectelor noastre. De asemenea ea ne este utilă pentru validarea datelor de contact și profesionale furnizate de către dvs. pe formulare scrise care vor fi scanate și arhivate în condiții de maximă siguranță.  Când vă vom contacta telefonic, unele dintre convorbiri vor fi înregistrate (de exemplu obținerea consimțământului pentru comunicări de marketing), caz în care veți fi informat despre acest lucru.

Furnizarea tuturor datelor cu caracter personal la care se face referire este voluntară, totuși în absența unor astfel de date nu vă vom putea contacta pe viitor în vederea transmiterii de informații sau pentru a vă propune participarea în diverse proiecte și activități.

Partajăm datele numai cu partenerii noștri și nu le dezvăluim altcuiva

TOTEM Communication poate dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal uneia sau mai multora dintre următoarele categorii de destinatari:

  • Dumneavoastră, la cerere, împuterniciților dvs. sau altor părți cu consimțământul sau la instrucțiunile dvs.
  • Angajaților și colaboratorilor TOTEM Communication, în conformitate cu atribuțiile specifice funcției lor
  • Împuterniciților TOTEM Communication: Amazon.com, Inc, DigitalOcean, LLC și Microsoft Ireland, Ltd, EasyHost SRL, (stocare cloud în UE și SEE), ), Google Inc. (analytics), Vector Telecom (trimitere SMS) – servere din Uniunea Europeană, Urgent Cargus S.R.L. (expedieri poștale)
  • Veeva Systems Inc. în cadrul parteneriatului OpenData.
  • Instanțe de judecată, parchete sau alte autorități publice centrale/locale (de ex: Agenția Națională a Medicamentului și Dispozitivelor Medicale din România) la cererea acestora, pentru a ne conforma legii sau drept răspuns la o procedură legală obligatorie;

Datele personale dezvăluite împuterniciților numiți mai sus sunt toate datele prelucrate despre dumneavoastră. Datele sunt oferite furnizorului de servicii cloud deoarece TOTEM Communication stochează bazele de date prin utilizarea cloud computing. Furnizorii acestui serviciu a fost selectați după examinarea măsurilor și practicilor de securitate, despre care puteți citi mai multe pe site-urile web ale acestora. În cadrul secțiunilor dedicate protecției datelor.

Dezvăluirea datelor dvs. personale către împuterniciții noștri are la bază contracte scrise. Dacă în viitor vă vom dezvălui datele personale unor alte categorii de destinatari, atunci veți fi informat despre momentul dezvăluirii și numele destinatarilor. Pe durata participării dvs. la proiectele noastre, păstrăm informațiile pe care le colectăm despre dvs. în diverse baze de date. Aceste informații pot fi accesate numai de către personalul TOTEM direct implicat în implementarea proiectelor (de exemplu, personalul de la call center, coordonatorii proiectului) și personalul TOTEM care necesită acces în scopuri de administrare, suport sau evaluare a proiectelor.

Unde se transferă datele dvs. personale?

Nu transferăm datele dvs. personale în țări din afara Uniunii Europene (UE) și Spațiului Economic European (SEE) cu excepția situațiilor în care există decizii de adecvare. Datele oferite furnizorilor de servicii cloud sunt stocate pe servere situate în UE și SEE sau state pentru care există implementate decizii de adecvare.

Datele dvs. sunt păstrate numai atâta timp cât ne sunt necesare

Limităm prelucrarea datelor dvs. personale la o măsură, amploare și frecvență care sunt necesare pentru scopurile procesării. TOTEM Communication va procesa datele personale din cadrul proiectelor sale pe o durată de pe o durată de 3 luni de la finalizarea acestora (prelucrare necesară în scopuri de arhivare și de conformare cu prevederile contractuale referitoare la efectuarea de audituri) sau până la data exercitării dreptului dvs. de intervenție asupra datelor.

De asemenea vom menține pe o perioadă de până la 10 ani acele date pentru care există un interes legitim în prelucrarea acestora (menținerea bazei de date cu profesioniști în domeniul sănătății și date de contact).

După expirarea perioadelor de prelucrare, datele dvs. personale vor fi șterse cu excepția situațiilor în care avem dreptul sau suntem obligați să menținem unele sau toate datele în conformitate cu legislația aplicabilă, caz în care vom prelucra în continuare acele date personale, conform legii.

 

Păstrăm datele dvs. în condiții de maximă siguranță

TOTEM protejează prelucrarea datelor cu caracter personal împotriva amenințărilor la adresa prelucrării. Măsurile de securitate a datelor pe care TOTEM le-a pus în practică sunt de natură a asigura protecția datelor dvs. cu caracter personal. TOTEM are implementate și certificate standarde de calitate și securitate care asigură cel mai înalt nivel de protecție pentru datele dvs. (ISO/IEC 27001:2013 – Sistem de management al securității datelor, ISO 9001:2015 – Managementul calității). Atât personalul nostru cât și cel al împuterniciților noștri este responsabil pentru prelucrarea sigură a datelor cu caracter personal. TOTEM controlează accesul la datele personale pe care le deține și controlează faptul că numai persoanele care au dreptul de a accesa datele personale deținute pot accesa aceste date. De asemenea TOTEM Communication se asigură că accesul fizic neautorizat la datele dvs. cu caracter personal este împiedicat și previne pierderea, distrugerea, deteriorarea și modificarea suportului de stocare a datelor personale. Anual TOTEM realizează audituri interne în cadrul unui sistem intern de control a calității și securității datelor.

 

Datele dvs. personale… vă aparțin!

În conformitate cu legislația în vigoare prin prezenta sunteți considerat informat că aveți următoarele drepturi în legătură cu prelucrarea de către TOTEM a datelor personale:

  1. i) Dreptul de a fi informat cu privire la datele personale, precum si cu privire la datele care fac obiectul prelucrării și a originii acestor date. Odată ce colectăm de la dvs. anumite date personale vă vom informa despre tot ce se întâmplă cu datele personale, la ce sunt folosite, cum se pot accesa, modifica, șterge etc. În același timp, aveți dreptul să vă accesați datele personale ori de câte ori veți dori acest lucru.

(ii) Dreptul de a avea acces la datele personale. La cererea dumneavoastră vom confirma dacă prelucrăm sau nu datele dvs. personale. Acest drept include numai datele personale care vă privesc și nu este aplicabil cu referire la terți. De asemenea, dreptul se referă și la date pseudonime care pot fi în mod clar legate de dvs. În cazul in care vă confirmăm faptul că vă procesăm datele personale, veți primi acces la acestea, dacă solicitați un astfel de acces. De asemenea, veți primi o copie a acestor date, dacă solicitați o astfel de copie.
(iii) Dreptul de intervenție (rectificare, restricționare, ștergere) asupra datelor personale. Vom rectifica datele dvs. personale pe care le prelucrăm dacă acestea sunt inexacte sau incomplete și solicitați recuperarea sau completarea lor. La cererea dvs. vom restricționa prelucrarea adică vom bloca pentru o anumită perioadă de timp prelucrarea datelor dvs. (de ex: dacă veți considera că datele nu sunt exacte sau că prelucrarea este ilegală etc.). Vă vom informa ce măsuri au fost luate și de asemenea când anume restricția a fost ridicată. La cererea dumneavoastră vom șterge fără întârzieri nejustificate datele dvs. personale pe care le prelucrăm, dacă (i) datele nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau (ii) vă prelucrăm datele în baza unui interes legitim asupra căruia prevalează obiecția dvs. și nu există alt temei pentru prelucrare.

(iv) Dreptul de opoziție cu privire la prelucrarea datelor personale. Dacă veți exercita acest drept vom înceta prelucrarea datelor dvs., dar în cazul în care prelucrarea are loc în baza unei obligații legale sau dacă vă prelucrăm datele în baza unui interes legitim asupra căruia prevalează obiecția dvs., această prelucrare va continua.

(v) Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale adoptate exclusiv pe baza unei prelucrări de date cu caracter personal prin mijloace automate. Pentru prelucrarea de față nu folosim datele dvs. personale pentru a lua decizii automate în privința dvs.

(vi) Dreptul la portabilitatea datelor. Dacă prelucrările de date se realizează în baza unui consimțământ sau contract cu dvs. aveți dreptul să solicitați și să primiți datele prelucrate prin mijloace automate și să decideți ce anume faceți cu ele, să le păstrați exclusiv pentru uzul dvs. privat sau puteți opta pentru transferul către un alt operator. Pentru cazul de față nu prelucrăm date în condiții pentru care acest drept ar putea fi exercitat.

(vii) Dreptul de a înainta plângere Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (autoritatea de supraveghere), precum și de a vă adresa instanței, pentru atacarea deciziilor operatorului TOTEM Communication, în conformitate cu legislația în vigoare.

Aceste drepturi pot fi limitate în anumite situații – de exemplu, acolo unde putem demonstra că există o obligație legală de prelucrare a datelor dvs. 

 

Ne puteți contacta pe orice cale doriți sau cum vă este mai ușor

Datele dvs. sunt colectate și utilizate de TOTEM COMMUNICATION SRL și societate cu răspundere limitată, cu punctul de lucru în:

Str. Vasile Lascăr, nr. 87, sectorul 2, 020493 București, Romania

În cazul în care doriți să vă exercitați oricare din aceste drepturi sau dacă, în orice moment, aveți întrebări sau vă preocupă ceva în legătură cu prezenta Informare, puteți să faceți o solicitare în acest sens către: Responsabil cu Protecția Datelor, TOTEM Communication, Str. Vasile Lascăr nr. 87, Sector 2, 020493 București, email: dataprotection@totem.com.ro, telefon: 021/3215054.

Vom depune toate eforturile rezonabile pentru a răspunde prompt la solicitările dvs. sau pentru a vă soluționa problema. Veți primi răspunsul nostru  la adresa poștală sau de e-mail pe care o indicați sau, în absența unei indicații exprese, la adresa poștală sau de e-mail utilizată atunci când ați depus cererea. Cererea dvs. va fi tratată în termen de 30 zile de la primire, cu excepția cazului în care este necesar un timp mai lung pentru a răspunde, caz în care vă vom comunica întârzierea.

 

Alte detalii?

Dacă intervine o modificare a acestei note de informare, noua versiune vă va fi adusă la cunoștință și comunicată prin cele mai adecvate mijloace pentru dvs.

Suntem o entitate românească ce oferă servicii rezidenților din România, prin urmare legea aplicabilă este legea română.

Puteți citi mai multe informații despre măsurile de protecție a datelor și securitatea informațiilor luate de compania noastră la adresele: www.totem.com.ro/dataprotection/ și www.totem.com.ro/datasecurity/.

Ultima variantă a acestei note de informare o puteți găsi la www.totem.com.ro/dataprotection-hcp/.

Această notă de informare este elaborată în temeiul Regulamentului General privind Protecția Datelor, aflat în vigoare și aplicabil de la 25 mai 2018.